Samen werken aan voedselveiligheid: de kracht van auditing
Audits spelen een cruciale rol binnen de voedselveiligheids- en kwaliteitsindustrie. Ze bieden bedrijven niet alleen inzicht in hun processen, maar zorgen ook voor verbeteringen in kwaliteitssystemen, compliance met regelgeving en een betere relatie met leveranciers. Door het uitvoeren van audits kunnen bedrijven potentiële risico’s identificeren en beheersen, en tegelijkertijd bouwen aan een veilige en duurzame voedselketen.
Door: Rebecca Kanselaar – 3 min. leestijd
In dit artikel vertelt Rebecca Kanselaar, QA consultant en auditor bij Mérieux NutriSciences | ktba over haar ervaringen met het uitvoeren van een leveranciersaudit. Rebecca neemt ons mee in haar voorbereidingen, de stappen die ze tijdens de audit doorloopt en de waarde die audits bieden voor zowel klanten als leveranciers.
Wat is auditing?
Auditing is een essentieel instrument binnen de voedingsmiddelenindustrie. Het helpt bedrijven om de kwaliteit en veiligheid van hun producten te waarborgen, te voldoen aan regelgeving en tegelijkertijd een sterke samenwerking met leveranciers te bevorderen.
Een kijkje in het proces: Rebecca’s verhaal
Voorbereiding
Er staat weer een leveranciersaudit in aanvraag en deze komt bij mij op de planning terecht. Deze keer mag ik naar Noord-Duitsland. Allereerst reis en verblijf regelen en dan wachten tot het tijd is om de audit te doen in januari. Een week voordat de audit plaats zal vinden zorg ik er nog voor dat ik toegang heb tot het auditrapport van deze leverancier en ontvang intussen de relevante informatie over de leverancier (specificaties en relevante wetgeving).
Bij leveranciersaudits komt het vaak voor dat je verschillende type levensmiddelenbedrijven moet auditen, van klein tot groot en van aromaproductie tot een vrieshuis. Om goed voorbereid te zijn is het nodig om mezelf te verdiepen in het type productiewerk dat deze leverancier doet. Wat zijn relevante gevaren in deze sector, wat zijn hiervoor passende beheersmaatregelen, zijn er recent incidenten geweest in de sector en wat kan ik in het algemeen verwachten van een producent in deze sector? In dit geval zijn de eisen voorgeschreven, maar wanneer dat niet zo is zou ik ook moeten nadenken wat ik allemaal wil weten van deze leverancier en wat ik wil zien.
Redenen voor een leveranciersaudit
Een leveranciersaudit kan uitgevoerd worden om een verscheidenheid aan redenen. Ik ga nu naar deze leverancier om inzicht te krijgen in hun kwaliteitssysteem en prestaties. Maar het is niet ondenkbaar om bij een leverancier op bezoek te gaan omdat er issues spelen, omdat deze niet door de papieren leveranciersgoedkeuring of -beoordeling komt, om te voldoen aan informatieblad 64 van de NVWA, maar ook om samen te werken en elkaar te helpen onze kwaliteitssystemen te verbeteren.
Het auditproces
De start van de audit
Dan is het tijd voor de audit, ik pak thuis mijn spullen en stap in de auto om af te reizen naar Duitsland. De volgende ochtend vertrek ik vanuit mijn hotel naar de leverancier. Een leveranciersaudit begint altijd met een openingsmeeting. De QA-manager is hier altijd aanwezig en afhankelijk van de keuzes van het bedrijf sluiten er ook andere medewerkers aan. In dit geval sluit de Salesmanager aan die verantwoordelijk is voor de klant waarvoor ik audit. In de openingsmeeting bespreken we het auditproces en nemen we de agenda door. Hierbij benadruk ik altijd dat het doel van de audit is om samen te kijken hoe de systemen en productie in elkaar steken en te beoordelen hoe dit bijdraagt aan de productie van veilige levensmiddelen. Daarna vertelt de leverancier wat over hun achtergrond.
De productie in
Vervolgens is het tijd om echt te beginnen met de audit. Allereerst hoort daarbij het uitkiezen van een product en levering, om een traceertest te starten. Nadat dit gedaan is beginnen we met het doornemen van het HACCP-systeem. Door inzicht te krijgen in het HACCP-systeem van de producent kan ik meer waarde halen uit het productiebezoek. Ik weet immers al welke gevaren als kritisch en niet-kritisch worden beoordeeld, welke controles worden gedaan en wat er zou moeten gebeuren als er afwijkingen plaatsvinden. Na deze vliegende start gaan we productie in en zorg ik ervoor dat we bij elk “station” in productie, het liefste met een productiemedewerker, doornemen wat de procedures en controles zijn.
De productiemedewerkers zijn over het algemeen heel enthousiast aan het vertellen over hun werk en kunnen vaak goed toelichten wat ze moeten doen en laten zien dat ze dit ook doen. Een enkele keer komt het voor dat ze het wat minder goed weten (misschien door de spanning) en dan kan de productiemanager of QA-manager bijspringen. Tijdens het rondlopen en interviewen van medewerkers heb ik uitgebreid de kans om rond te kijken naar de staat van het pand, de machines, hoe het schoon wordt gehouden en wat medewerkers doen als ze denken dat er niemand kijkt.
Overige aspecten van de audit
Na het beoordelen van het proces gaan we de andere zaken af die voor deze audit belangrijk zijn om door te nemen, onder andere leveranciersbeoordeling, Food Defence, Food Fraud, de traceertest en wat procedures van productiegerelateerde processen. Een belangrijke daarbij is nog het beoordelen van wetgeving. Bij deze audit nemen we door hoe de producent in staat is relevante wetgeving inzichtelijk te krijgen en hoe ze op de hoogte zijn van veranderende wetgeving. Ook toetsen we het monitoringsplan op wetgeving. Doordat de leverancier hier bewijsmateriaal aanlevert van de controles en analyses die zij uitvoeren, heb ik meteen inzichtelijk of relevante (grondstof)gevaren worden beheerst. Voor Nederlandse producenten is dit een enorme meerwaarde, omdat je dan direct de verplichtingen van informatieblad 64 kan aftikken.
De afsluiting
Nadat alle onderdelen beoordeeld zijn, neem ik kort de tijd om samen te vatten wat we allemaal hebben gezien tijdens de audit. Daarna gaan we door naar de afsluitende meeting, waarbij wederom enkele medewerkers aansluiten. Ditmaal zie ik de productiemanager en plantmanager binnen wandelen. In de closing meeting begin ik altijd met het bedanken van de leverancier voor hun tijd en inspanning. Vervolgens vertel ik over een aantal zaken die ik heb gezien en erg goed vond of waar ik onder de indruk van was. Daarna gaan we over op de verbeterpunten die we samen hebben geconstateerd, voor de leverancier geen verrassing meer want deze hebben we al uitgebreid besproken tijdens de audit.
Een audit als deze duurt 1,5 dag (excl. voorbereiding en reistijd). Maar afhankelijk van de focus van de audit zou dit ook een stuk langer of korter kunnen. Daarnaast kunnen documenten audits natuurlijk digitaal uitgevoerd worden. Leveranciersaudits kunnen van grote meerwaarde zijn voor het kwaliteitssysteem van iedere levensmiddelenproducent of -handelaar. Leveranciersaudits dragen bij aan een relatie tussen leverancier en klant en stelt een bedrijf in staat relevante gevaren inzichtelijk te maken en beheersen.
Waarom audits onmisbaar zijn
Auditing biedt diverse voordelen voor onze klanten:
Door een audit krijgen bedrijven een helder beeld van hun huidige processen en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Audits helpen bedrijven om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals informatieblad 64 van de NVWA.
Door het identificeren en beheersen van relevante gevaren wordt de voedselveiligheid vergroot.
Leveranciersaudits bevorderen de samenwerking tussen klant en leverancier en zorgen voor wederzijds vertrouwen.
Door regelmatige audits kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden gesignaleerd en aangepakt.